Koszty dodatkowe mieszkania – instrukcja dla dewelopera

Sprzedaż mieszkania rzadko kończy się wyłącznie na cenie samego lokalu. Miejsce postojowe, garaż, komórka lokatorska, ogródek, pakiet wykończeniowy, zmiany lokatorskie czy inne świadczenia mogą wpływać na końcową kwotę, którą zapłaci klient.

Problem zaczyna się wtedy, gdy informacje o tych kosztach znajdują się w kilku miejscach jednocześnie. Sprzedaż korzysta z Excela, marketing aktualizuje stronę internetową, a zmiana ceny miejsca postojowego przychodzi jeszcze osobnym mailem.

Dlatego koszty dodatkowe warto traktować jako normalną część oferty deweloperskiej i zarządzać nimi dokładnie tak samo jak cenami mieszkań.

Odpowiedź w 60 sekund

1. Spisz wszystkie obowiązkowe i opcjonalne koszty, które może ponieść klient.
2. Ustal jedną nazwę i jeden sposób opisu każdego elementu.
3. Określ, czy koszt jest przypisany do konkretnego lokalu, wybierany z dostępnej puli czy dotyczy całej inwestycji.
4. Pokazuj koszty zarówno przy ofercie lokalu, jak i w zbiorczym miejscu dotyczącym dodatkowych pomieszczeń oraz świadczeń.
5. Rejestruj zmiany cen i zachowuj historię wcześniejszych wartości.
6. Aktualizuj dane w jednym miejscu zamiast osobno poprawiać stronę, dokumenty i pliki.
7. Jeżeli informacje podlegają raportowaniu, automatyzuj również przygotowanie odpowiednich danych do dane.gov.pl.

Dlaczego koszty dodatkowe powodują problemy?

Wyobraźmy sobie prostą sytuację.

Klient znajduje mieszkanie na stronie inwestycji i pyta handlowca:

„Ile finalnie zapłacę za mieszkanie razem z miejscem postojowym i komórką?”

Na stronie znajduje się jedna kwota. W arkuszu sprzedażowym jest druga. Dzień wcześniej zarząd zatwierdził nową cenę miejsc postojowych, ale informacja dotarła tylko mailem.

Handlowiec musi sprawdzić kilka źródeł, klient czeka na odpowiedź, a ktoś z marketingu musi później poprawić stronę internetową.

To właśnie problem, który powinien rozwiązywać proces zarządzania ofertą.

1. Przygotuj katalog kosztów dodatkowych

Najpierw trzeba określić wszystkie elementy, które mogą wpływać na końcową cenę zakupu.

W zależności od inwestycji mogą to być między innymi:

• miejsca postojowe naziemne,
• miejsca postojowe w garażu podziemnym,
• garaże zamykane,
• komórki lokatorskie,
• schowki,
• ogródki,
• tarasy,
• udziały w drodze,
• pakiety wykończeniowe,
• zmiany lokatorskie,
• inne świadczenia pieniężne związane z zawieraną umową.

Dla każdego elementu warto określić:

• jego nazwę,
• cenę,
• sposób rozliczenia,
• informację, czy jest obowiązkowy czy opcjonalny,
• moment płatności,
• lokale, których dotyczy,
• ewentualne ograniczenia lub warunki sprzedaży.

Dzięki temu handlowiec, strona internetowa i dokumenty korzystają z tych samych informacji.

2. Określ, do czego przypisany jest dany koszt

Nie wszystkie dodatkowe elementy oferty działają w ten sam sposób.

Możemy wyróżnić trzy podstawowe przypadki.

Element przypisany do konkretnego lokalu

Przykładem może być komórka lokatorska K12 przypisana do mieszkania A15.

Klient kupujący dany lokal otrzymuje więc określony zestaw elementów dodatkowych.

Element wybierany z dostępnej puli

Przykładem są miejsca postojowe.

Kupujący mieszkanie może wybrać jedno z dostępnych miejsc, dlatego nie musi być ono na początku na stałe powiązane z lokalem.

Element dotyczący całej inwestycji

Przykładem może być możliwość wykonania zmian lokatorskich lub zakup pakietu wykończeniowego.

Takie świadczenie jest częścią oferty inwestycji, ale nie musi mieć osobnego egzemplarza przypisanego do każdego mieszkania.

Rozdzielenie tych trzech przypadków znacznie upraszcza późniejsze zarządzanie ofertą.

3. Pokazuj koszty tam, gdzie klient podejmuje decyzję

Najważniejsza zasada jest prosta.

Klient nie powinien dowiadywać się o istotnym dodatkowym koszcie dopiero podczas rozmowy z handlowcem albo przy podpisywaniu dokumentów.

Informacje powinny być łatwo dostępne w ofercie.

W praktyce warto prezentować je w dwóch miejscach.

Pierwszym jest karta konkretnego lokalu. Jeżeli z zakupem mieszkania wiąże się określony dodatkowy element albo koszt, użytkownik powinien móc go zobaczyć bezpośrednio przy ofercie.

Drugim jest zbiorcza sekcja dotycząca dodatkowych pomieszczeń, praw oraz innych świadczeń pieniężnych.

Pozwala to klientowi sprawdzić pełne zasady sprzedaży bez przeszukiwania strony.

4. Ustal odpowiedzialność za dane

Samo przygotowanie tabeli kosztów nie wystarczy.

Trzeba jeszcze określić, kto odpowiada za jej aktualność.

Dobry proces może wyglądać następująco:

Sprzedaż aktualizuje informacje o cenach i dostępności.

Kierownik sprzedaży lub zarząd zatwierdza istotne zmiany.

System publikuje zatwierdzone dane we wszystkich miejscach, w których są potrzebne.

Dzięki temu nie trzeba później ustalać, czy prawidłowa jest cena ze strony internetowej, arkusza, PDF czy ostatniego maila.

5. Zachowuj historię zmian

Koszty dodatkowe również mogą się zmieniać.

Deweloper może podnieść cenę miejsc postojowych, zmienić cenę komórek albo wprowadzić nowe zasady dotyczące pakietów wykończeniowych.

Dlatego warto rejestrować:

• poprzednią wartość,
• nową wartość,
• datę zmiany,
• osobę odpowiedzialną,
• powód zmiany.

Zmiana powinna być wykonywana w jednym źródle danych, a następnie automatycznie trafiać do strony internetowej i innych miejsc, które korzystają z oferty.

6. Nie aktualizuj strony ręcznie

Jednym z najczęstszych źródeł błędów jest sytuacja, w której oferta sprzedażowa i strona internetowa funkcjonują niezależnie.

Sprzedaż zmienia cenę w swoim arkuszu.

Potem trzeba poinformować marketing.

Marketing zgłasza zmianę osobie obsługującej stronę.

Na końcu ktoś ręcznie poprawia konkretną podstronę.

Im więcej takich kroków, tym większe ryzyko, że część danych pozostanie nieaktualna.

Znacznie bezpieczniejszy model polega na przechowywaniu informacji o lokalach, cenach i dodatkowych elementach w jednym systemie.

Zmiana wykonywana raz może wtedy zostać wykorzystana przez stronę internetową, dokumenty, widżety i pozostałe elementy procesu sprzedaży.

7. Koszty dodatkowe a raportowanie danych

Jeżeli oferta inwestycji podlega obowiązkom dotyczącym publikacji i raportowania danych, koszty dodatkowe nie powinny funkcjonować jako osobny arkusz lub informacja przechowywana wyłącznie przez dział sprzedaży.

Proces publikacji warto połączyć z tym samym źródłem danych, z którego korzysta oferta.

Dzięki temu aktualizacja ceny lokalu lub dodatkowego elementu nie wymaga później ręcznego przygotowywania kolejnych wersji informacji.

Gdzie pokazywać poszczególne koszty?

Najczęstsze błędy

1. Koszty znajdują się tylko w PDF

Klient widzi cenę mieszkania na stronie, ale o dodatkowych elementach dowiaduje się dopiero po pobraniu dokumentu albo podczas rozmowy.

2. Miejsca postojowe i komórki nie są pokazane przy ofercie

Element istnieje i jest sprzedawany, ale klient nie może łatwo sprawdzić jego ceny.

3. Ten sam element ma różne nazwy

W systemie widnieje „garaż G1”, na stronie „miejsce nr 1”, a w dokumentach jeszcze inne określenie.

4. Nie ma historii zmian

Po zmianie ceny nie wiadomo, kiedy została wprowadzona i jaka wartość obowiązywała wcześniej.

5. Marketing i sprzedaż korzystają z różnych źródeł

Sprzedaż ma aktualny Excel, natomiast strona internetowa pokazuje poprzednią wersję danych.

6. Nie wiadomo, kiedy należy zapłacić

Sama cena dodatkowego elementu nie zawsze wystarcza. Klient powinien rozumieć również zasady jego zakupu.

7. Nie rozróżnia się elementów obowiązkowych i opcjonalnych

Klient może wtedy odnieść błędne wrażenie dotyczące rzeczywistej ceny zakupu.

8. Dane są przepisywane ręcznie

Każde dodatkowe miejsce, w którym człowiek musi ponownie wprowadzić tę samą informację, zwiększa prawdopodobieństwo błędu.

FAQ

Co zalicza się do kosztów dodatkowych mieszkania?

Są to elementy i świadczenia związane z zakupem, które nie zawsze znajdują się bezpośrednio w podstawowej cenie lokalu. Mogą obejmować między innymi miejsca postojowe, garaże, komórki lokatorskie, ogródki, pakiety wykończeniowe, zmiany lokatorskie oraz inne świadczenia związane z transakcją.

Gdzie pokazywać koszty dodatkowe?

Najlepiej zarówno przy konkretnym lokalu, jak i w osobnej sekcji zbierającej zasady dotyczące dodatkowych elementów i świadczeń.

Co zrobić, jeżeli koszt zależy od wyboru klienta?

Należy jasno opisać zasady jego naliczania. Jeżeli możliwe jest podanie konkretnej ceny lub przedziału, informacja powinna być łatwo dostępna dla klienta.

Jak postępować, gdy cena dodatkowego elementu się zmienia?

Zmiana powinna zostać zapisana wraz z datą i poprzednią wartością, a następnie opublikowana we wszystkich miejscach korzystających z danych ofertowych.

Czy miejsca postojowe powinny być przypisane bezpośrednio do mieszkania?

Nie zawsze. W części inwestycji są przypisane do lokalu, natomiast w innych klient wybiera miejsce z dostępnej puli. System powinien obsługiwać oba modele.

Czy warto prowadzić osobną bazę kosztów dodatkowych?

Nie warto oddzielać jej od głównej oferty, jeżeli powoduje to powielanie danych. Najbezpieczniej przechowywać ceny lokali i powiązane elementy w jednym źródle.

Podsumowanie

Koszty dodatkowe nie powinny być dopiskiem do oferty zarządzanym w kilku arkuszach i mailach.

W praktyce potrzebujesz jednego katalogu elementów, jednego miejsca aktualizacji danych, jasno określonej odpowiedzialności oraz historii zmian.

Dzięki temu klient łatwiej rozumie końcowy koszt zakupu, dział sprzedaży pracuje na aktualnych informacjach, a strona i pozostałe materiały nie wymagają ciągłego ręcznego poprawiania.

PanelDlaDewelopera.pl pozwala zarządzać ofertą, cenami i dodatkowymi elementami w jednym miejscu, a następnie wykorzystywać te same dane na stronie internetowej i w procesach raportowania.