Podstawy biblioteki

Biblioteka to wspólne miejsce na dokumenty organizacji: prospekty informacyjne, umowy, cenniki, wizualizacje i inne pliki, z których korzysta zespół. Pliki z biblioteki można też wskazywać w innych miejscach panelu, np. jako prospekt informacyjny inwestycji albo kartę jednostki. Bibliotekę otwiera pozycja Biblioteka w menu bocznym.

Osoby z rolą Właściciel lub Administrator zawsze mają pełny dostęp do całej biblioteki. Co widzą i mogą zmieniać pozostałe osoby, zależy od dostępu ustawionego dla ich roli i dla poszczególnych folderów. Nieaktywny przycisk Dodaj oznacza, że osoba nie ma dostępu na poziomie Współtwórca do otwartego folderu. Poziomy dostępu opisuje poradnik Udostępnianie plików i uprawnienia.

Otwórz bibliotekę

Przeglądanie bibliotekiKopiuj link do sekcji

Nad zawartością folderu widać ścieżkę do otwartego folderu. Kliknięcie folderu w ścieżce przenosi do tego folderu. Obok ścieżki są przyciski widoku:

Przycisk sortowania po prawej stronie, nad zawartością, ustawia kolejność: Nazwa, Typ, Rozmiar albo Data modyfikacji. W głównym folderze biblioteki nad zawartością jest pasek Ostatnio zmienione z niedawno zmienionymi plikami.

Na szerokim ekranie obok przycisków widoku jest pasek wykorzystanego miejsca, np. „0 B / 1.0 GB”. Pasek zmienia kolor na pomarańczowy po przekroczeniu 70% limitu i na czerwony po przekroczeniu 90%.

Tworzenie folderuKopiuj link do sekcji

1. Otwórz folder, w którym ma powstać nowy folder.
2. Kliknij przycisk Dodaj.
3. Wybierz Nowy folder.
4. W polu Nazwa folderu wpisz nazwę, np. Umowy.
5. Kliknij Utwórz folder.

W pustym folderze przycisk Dodaj jest na środku ekranu, pod napisem „Brak plików i folderów”.

Przesyłanie plikówKopiuj link do sekcji

Pliki przesyła się na dwa sposoby:

• przeciągnięciem z komputera na okno biblioteki; gdy pliki znajdą się nad oknem, pojawia się napis „Upuść pliki tutaj”, a po upuszczeniu przesyłanie rozpoczyna się automatycznie,
• przyciskiem Dodaj i pozycją Prześlij plik.

W drugim przypadku:

1. Kliknij Dodaj.
2. Wybierz Prześlij plik.
3. W oknie Prześlij pliki przeciągnij pliki albo kliknij pole, żeby wybrać je z komputera.
4. Kliknij przycisk przesyłania na dole okna. Jego napis podaje liczbę plików, np. „Prześlij 3 pliki”.

Jednocześnie można przesłać do 500 plików. Pliki trafiają do otwartego folderu, a postęp widać w powiadomieniu w rogu ekranu. Po utracie połączenia z internetem przesyłanie zostaje wstrzymane i wznawia się po przywróceniu połączenia.

Menu Dodaj ma też pozycje do tworzenia dokumentów w panelu: Nowy dokument tekstowy, Nowy arkusz kalkulacyjny, Nowa prezentacja i Nowy rysunek. Pracę z nimi opisuje poradnik:

Dokumenty Word i Excel w panelu

Jak tworzyć i edytować w przeglądarce dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i rysunki z biblioteki. Edytor dokumentów, pliki docx, xlsx i pptx, zapisywanie kopii, wspólna edycja i historia wersji.

Skróty do stron i elementów bibliotekiKopiuj link do sekcji

Skrót to odnośnik do strony internetowej albo do pliku lub folderu, który już jest w bibliotece. Dzięki skrótowi ten sam dokument jest dostępny w kilku folderach bez wielokrotnego przesyłania.

1. Kliknij Dodaj.
2. Wybierz Nowy skrót.
3. Wybierz rodzaj skrótu: Adres URL dla strony internetowej albo Element biblioteki dla pliku lub folderu z biblioteki.
4. Wpisz adres strony w polu Adres URL albo wskaż plik lub folder na liście.
5. W polu Nazwa skrótu wpisz nazwę.
6. Kliknij Utwórz skrót.

Skrót nie zajmuje miejsca w bibliotece. Na kafelku ma podpis Skrót.

Działania na pliku lub folderzeKopiuj link do sekcji

Każdy element ma menu działań. W widoku siatki otwiera je przycisk z trzema kropkami na kafelku, a w widoku listy przycisk na końcu wiersza. To samo menu otwiera się po kliknięciu elementu prawym przyciskiem myszy.

Lista pozycji zależy od rodzaju elementu i od dostępu osoby. Najczęściej używane pozycje opisuje tabela.

Element można też przenieść, przeciągając go na folder. Kilka elementów zaznacza się kliknięciem z wciśniętym klawiszem Ctrl (na Macu Cmd). Pasek zaznaczenia na dole ekranu ma wtedy przyciski Pobierz, Tagi, Wyłącz publiczny dostęp i Usuń. Zaznaczone elementy kopiuje się skrótem Ctrl+C i wkleja do otwartego folderu skrótem Ctrl+V (na Macu Cmd+C i Cmd+V).

Pliku przypisanego w innym miejscu panelu nie można przenieść do kosza. Panel pokazuje wtedy okno „Nie można przenieść do kosza” z listą przypisań. Najpierw trzeba usunąć te przypisania.

TagiKopiuj link do sekcji

Tagi to kolorowe etykiety, którymi oznacza się pliki i foldery, np. „Aktualne” albo „Do podpisu”. Tagi są wspólne dla całej organizacji.

1. Otwórz menu elementu.
2. Wybierz Tagi.
3. W oknie przenieś tag z sekcji Dostępne do sekcji Przypisane. Jeśli potrzebny tag nie istnieje, utwórz go przyciskiem Nowy tag.

Tagami zarządza się też w ustawieniach biblioteki, w sekcji Tagi. Ustawienia otwiera przycisk z kołem zębatym obok przycisku Dodaj albo pozycja Zarządzaj tagami na dole listy filtra Tag.

UlubioneKopiuj link do sekcji

Ulubione to prywatna lista plików i folderów, widoczna tylko dla osoby, która ją utworzyła.

1. Otwórz menu elementu.
2. Wybierz Dodaj do ulubionych.

Przycisk Ulubione w nagłówku biblioteki pokazuje wszystkie ulubione elementy, a przycisk Wróć do biblioteki wraca do folderów.

Wyszukiwarka i filtryKopiuj link do sekcji

Pole Szukaj w nagłówku wyszukuje pliki i foldery po nazwie w otwartym folderze i jego podfolderach. Przełącznik Tylko pliki nad wynikami ukrywa foldery.

Filtry nad zawartością można łączyć:

Przycisk Wyczyść filtry wyłącza wszystkie filtry naraz. Na telefonie filtry są pod przyciskiem Filtry.

KoszKopiuj link do sekcji

Usunięty element trafia do kosza, skąd można go przywrócić w ciągu 30 dni. Folder trafia do kosza razem z zawartością.

1. Otwórz menu elementu.
2. Wybierz Usuń.
3. W oknie Przenieś do kosza kliknij Przenieś do kosza.

Kosz otwiera przycisk Kosz w nagłówku biblioteki.

Żeby przywrócić element, otwórz jego menu w koszu i wybierz Przywróć. Element wróci do folderu, z którego został usunięty.

Limity miejsca i liczby plikówKopiuj link do sekcji

Biblioteka ma dwa limity zależne od planu: miejsce na pliki i liczbę plików w całej organizacji. Foldery i skróty nie liczą się do limitu liczby plików.

W okresie próbnym obowiązują limity Pakietu Pro. Po osiągnięciu limitu panel nie przyjmie kolejnego pliku i pokaże komunikat o braku miejsca w przestrzeni dyskowej biblioteki albo o przekroczonym limicie plików. Pliki w koszu też zajmują miejsce, dlatego zwalnia je dopiero bezpowrotne usunięcie niepotrzebnych plików. Wyższe limity są dostępne w wyższym planie.

Plany i limity

Czym różnią się plany Pakiet Start, Pakiet Pro i Pakiet Premium, ile kosztują, jakie mają limity firm, inwestycji, jednostek i użytkowników oraz jak zmienić albo anulować plan. Cennik, abonament, subskrypcja, rozliczenie miesięczne i roczne, wykorzystanie limitów.

Co dalejKopiuj link do sekcji

Udostępnianie plików i uprawnienia

Kto widzi foldery i pliki w bibliotece i jak to zmienić. Poziomy dostępu Przeglądający i Współtwórca, dostęp ról do całej biblioteki, dziedziczenie, publiczny link do pliku, przypisania plików i blokada.

Dokumenty Word i Excel w panelu

Jak tworzyć i edytować w przeglądarce dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje i rysunki z biblioteki. Edytor dokumentów, pliki docx, xlsx i pptx, zapisywanie kopii, wspólna edycja i historia wersji.

Najczęstsze pytaniaKopiuj link do sekcji